Minden pályázat esetében szabály, hogy a projekthez kapcsolódó összes dokumentumot elkülönített projektdossziéban szükséges gyűjteni, valamint adott időpontig megőrizni, mely időpont nem a fenntartási időszak vége, minden pályázat esetében egyedileg meghatározott. A projektdosszié lehet egy gyűjtőmappa, vagy egy gyűrűs mappa, melyen jól láthatóan feltüntetésre kerül a projekt azonosítója. Javasoljuk, hogy a projekttel kapcsolatos valamennyi dokumentációt egy projektmappában gyűjts össze, amelyek általánosságban az alábbiakat tartalmazzák: - Elfogadott üzleti terv - Vállalkozás alapítással kapcsolatos dokumentomok másolata - Kötelező kommunikáció (tábla) fotódokumentációja, illetve kihelyezett tábla - Bér: o SZJA-sok esetén: bérelszámolás dokumentumai, nettó bér és járulék kifizetés dokumentumai, bérlapok, munkaszerződés (amennyiben releváns) o KATA: vállalkozói kivét dokumentuma (pénzárbizonylat vagy bankkivonat a kifizetésről) - Átalány típusú költségek: o Megrendelő, árajánlat, szerződés o Számla o Kifizetést igazoló dokumentumok (bankkivonat, pénztárbizonylat) Hónapok, vagy akár egy év múlva is, ha esetleg helyszíni ellenőrzésre kerül sor, hidd el nem fogsz emlékezni mi hogyan történt. Ilyenkor jó a projektmappa, mert minden gazdasági eseményt amely a projekthez kapcsolódik, objektíven bemutat.
Jogkövetkezmények: A Kincstár a támogatás jogosulatlan igénybevétele, jogszabálysértő vagy nem rendeltetésszerű felhasználása esetén a támogatói okiratot visszavonja. Különösen az alábbi esetek járnak a támogatói okirat visszavonásával: - bebizonyosodik, hogy a támogatást igénylő a Kincstár döntését érdemben befolyásoló valótlan adatot szolgáltatott, vagy a támogatási jogosultság megállapítására, a támogatási kérelem, a kifizetési igénylés vagy egyéb kérelem, beszámoló elbírálására vonatkozó, a Kincstár döntését érdemben befolyásoló adatot eltitkolt, vagy valótlan nyilatkozatot tett, - a támogatást igénylő megszegi a támogatói okiratban vagy a jogszabályokban foglalt bármely kötelezettségét, - a támogatást igénylő nem tesz eleget a helyszíni ellenőrzés során együttműködési, ellenőrzéstűrési kötelezettségének, - a támogatást igénylő végelszámolás, jogerősvégzéssel elrendelt felszámolási, csőd-, kényszertörlési, jogutód nélküli megszűnésre vezető egyéb eljárás vagy egyéb, a támogatást igénylő fizetésképtelenségével összefüggésben indult eljárás alá kerül, - a záró elszámolásra irányuló kifizetési igénylésről szóló döntés meghozatalakor a támogatást igénylő nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban vagy köztartozás mentességét 30 napnál nem régebbi nemleges adóigazolással felszólításra sem igazolja. Ha a Kincstár a támogatói okiratot visszavonja vagy a támogatást igénylő a támogatási jogviszonytól eláll vagy a támogatást igénylőnek egyéb okból kifolyólag visszafizetési kötelezettsége keletkezik, a támogatást igénylő az addig folyósított támogatás összegét az Ávr5rendelkezései szerinti ügyleti kamattal növelt mértékben, a visszafizetésre kötelezés közlésétől számított harminc napon belül köteles visszafizetni. A visszafizetési kötelezettség határidőben történő teljesítésének elmulasztása esetén a visszafizetendő támogatás összegét késedelmi kamat is terheli. A késedelmi kamat felszámítására az Ávr. rendelkezéseit kell alkalmazni. A Kincstárral szemben fennálló tartozás köztartozásnak minősül.
Az ellenőrzés lezárása: Egy helyszíni ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak és a hitelesítési nyilatkozat akkor állítható ki, ha nem találtak az ellenőrök hibát, hiányosságot, vagy ha találtak, azok javítása, hiánypótlása megtörtént. Amennyiben lehetőség van a hiányosságok kijavítására, az ellenőr erre fogja felszólítani a kedvezményezettet. Az intézkedés nagyságrendjét, körülményeit figyelembe vevő határidő meghatározásával, amely jellemzően nem haladja meg a 10 napot. A felszólítása helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben történik meg, a kedvezményezett szervezet felé nem kerül kiküldésre külön felszólító levél. Ilyen esetekben a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben foglalt határidőre a kedvezményezettnek igazolnia kell, hogy a korrekciós intézkedéseket megtette. Amennyiben az ellenőrzés helyszínén bizonyos dokumentumok nem állnak rendelkezésre, azt az ellenőr hiánypótlásként bekéri és utólagosan ellenőrzi. A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv ez esetben is aláírásra és lezárásra kerül a helyszínen, az utólagos vizsgálatról pedig jegyzőkönyv-kiegészítés készül, a nyitva maradt kérdések megválaszolásával. Bizonyos esetekben a helyszíni ellenőr a szerződésszegés olyan eseteit állapítja meg, melyek nem javíthatók korrekciós intézkedésekkel. Ez esetben javaslatot tehet szabálytalansági eljárás megindítására.
Vitába szállhat-e a pályázó egy ellenőr megállapításaival? Az ellenőrzés folyamán az ellenőrök közlik a jegyzőkönyvben rögzített megállapításokat, folyamatosan visszajelzést adnak és kérnek azokkal kapcsolatosan. Az elkészült jegyzőkönyvet a végleges változat kinyomtatását és aláírását megelőzően átolvasásra rendelkezésre bocsátják. A jegyzőkönyvben lehetőség van a jegyzőkönyv esetlegesen vitatott megállapításaival kapcsolatos pályázói ellenvélemény, vagy észrevétel rögzítésére, melyet a pályázó képviselője tehet meg a jegyzőkönyv végén. Amennyiben van észrevétel, azt a pályázó ismételt aláírásával hitelesíti.
A dokumentumok mellett mivel kell készülni egy helyszíni ellenőrzésre? A pályázónak/kedvezményezettnek biztosítania kell a projekt helyszín, a beszerzett eszközök, javak megtekinthetőségét, azonosíthatóságát, fizikai rendelkezésre állását. Ezen túl az ellenőrzés eredményes lefolytatásához nélkülözhetetlen infrastruktúra (irodahelyiség, áram) és kompetens személyek rendelkezésre állását is biztosítani kell.
Kiknek kell jelen lenni a helyszíni ellenőrzésen? A MÁK részéről: min. 2 fő ellenőr A pályázó/kedvezményezett részéről: cégképviseletre jogosult, vagy meghatalmazott személy
Lemondhatom a leegyeztetett helyszíni ellenőrzést? Az „Értesítés helyszíni ellenőrzésről” visszaigazolását követően nem lehetséges az ellenőrzés lemondása. A jelzett időpontban és helyszínen az ellenőrök meg fognak jelenni és amennyiben nincs jelen jegyzőkönyv aláírására felhatalmazott személy (cégképviseletre jogosult vagy általa meghatalmazott), akkor egyoldalúan aláírt jegyzőkönyv kerül felvételre. Az ellenőrzés tűrése szerződéses kötelezettség, ezért amennyiben a kedvezményezett nem jelenik meg az ellenőrzésen, az szerződésszegésnek minősül.
Tanácsok a helyszíni ellenőrzések sikeressége érdekében: - A helyszíni ellenőrzésre felajánlott időpont nincs kőbe vésve, lehetőségünk van későbbi időpontot kérni. - Még a helyszíni ellenőrzést megelőzően üljünk le és tekintsük át a projekthez tartozó dokumentációt, igény esetén pótoljuk időben a hiányosságokat. - Az ellenőrök feladata nem a hibák keresése, hanem a megfelelőség vizsgálata, ezt érdemes szem előtt tartani. Közös érdek, hogy a projektek minden szempontból megfeleljenek az elvárásoknak. Igyekezzünk tehát minden szükséges dokumentumot átláthatóan előkészíteni, érkezés előtt esetleg iránymutatást adni az ellenőröknek a helyszín megtalálásáról. - Minden helyszíni ellenőrzés végén jegyzőkönyv készül, melyet szükséges kinyomtatnunk. Gyakori probléma, hogy éppen elromlott a nyomtató, kifogyott a patron, ami jelentősen késlelteti az ellenőrzés végét. Ellenőrizzük a nyomtatót a helyszíni ellenőrzést megelőző nap. - Minden felmerülő kérdésre előre kell készülni, minden kapcsolódó dokumentumot szükséges előkészíteni. Valószínűleg ezek nagy részére nem is lesz szükség, de amennyiben mégis, egyszerűbb, ha minden kéznél van, minthogy elhúzódjon az ellenőrzés. Ne feledjük, hogy az előzetesen megkapott lista a szükséges dokumentumokról csupán a kötelező dokumentumokat tartalmazzák, ezeken felül bármilyen dokumentumot kérhetnek az ellenőrök. - A helyszíni ellenőrzések általában reggel 9-10 óra körül kezdődnek, és általában 3-7 órát vesznek igénybe, így aznapra érdemes szabaddá tennünk naptárunkat. Mivel az ellenőrzés adminisztrációs része is legalább 2 órát vesz igénybe, ezért legjobb esetben is 3 órával tervezhetünk. - Minden esetben legalább két helyszíni ellenőr érkezik (esetenként több). Értelemszerűen a minimum két főre azért is van szükség hivatalosan, hogy valóban független legyen az ellenőrzés, éppen ezért az ellenőrök nem is hagyhatják magukra kollégájukat.
Javasolt a nettó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat bekérése vagy az azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű és kereskedelmi forgalomban beszerezhető eszköz esetén lehet hivatalos árajánlat pl.: forgalmazó cégek honlapja, prospektus. Eszközbeszerzés esetében a helyszíni ellenőrzés során az ellenőr megtekinti a beszerzett eszközt, emellett megvizsgálja, hogy azt valóban a pályázatban, illetve a meghatározott céloknak megfelelően működtetik.
A megvalósítási helyszín és az ellenőrzés időpontjában végzett tevékenység a kedvezményezett bemutatása alapján megtekintésre kerül: - a megvalósítási helyszín megegyezik az okiratban rögzített helyszínnel, a tulajdonviszonyokat igazoló dokumentumok rendelkezésre állnak, - megvalósítási helyszín alkalmas a támogatott tevékenység végzésére; biztosított a megfelelőinfrastruktúra, (méret, információs technológiai felszereltség, a tevékenység végzéséhez szükséges egyedi kiépítettség), - engedélyköteles tevékenység végzéséhez szükséges engedélyek a megvalósítási helyszínre és kedvezményezettre vonatkozóan rendelkezésre álltak, - megvalósítható a projekt keretében foglalkoztatott személyek egy időben történőelhelyezése, - a megvalósítási helyszínen történt munkavégzés az elszámolt munkavállalókra, az elszámoltidőszakra vonatkozóan dokumentumokkal megfelelően alátámasztott.
Felkészülés a helyszíni ellenőrzésre –dokumentumok összekészítése: - Benyújtott pályázat - Támogatói Okirat és módosításai - Támogatóval történő levelezések - Beszerzések dokumentumai - Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények dokumentumai - Kifizetési igénylések –időszakos és záró beszámoló - Indikátorok teljesülését alátámasztó dokumentumok - A gazdasági eseményeket alátámasztó dokumentumok (megrendelések/szerződések, teljesítésigazolások, számlák, bankszámlakivonatok, pénztárbizonylatok, stb.) Készpénzforgalom esetében: - Elkülönített házipénztár összes bizonylata - Pénztárjelentések - Pénzkezelési szabályzat - Elkülönített pénztári analitika, stb. - Elkülönített könyvelés bizonylatai (részletes főkönyvi karton, naplófőkönyv, analitikus nyilvántartás) Eszközbeszerzés esetén eszköznyilvántartás: - (üzembehelyezési jegyzőkönyvek, állománybavételi bizonylatok, tárgyi eszköz karton, egyedi nyilvántartólapok)
Kedvezményezett feladatai: –Dokumentum-megőrzési kötelezettség –Információ-szolgáltatási kötelezettség –Elkülönítési kötelezettség –Ellenőrzés- tűrési kötelezettség –Képviselet biztosítása
Dokumentumok helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatban: 1.) Értesítőlevél – mit tartalmaz? - Projekt azonosítója - Ellenőrzés célja - Jogszabályi felhatalmazás megnevezése - Az ellenőrzésen megvizsgálni kívánt dokumentáció - Ellenőrzés időpontja és helyszíne - Képviselet igénylése (aláírásra jogosult, vagy meghatalmazottja) - Nyomtatási és fénymásolási lehetőség biztosítása 2.) Megbízólevél – mit tartalmaz? - Projekt azonosítója (egyedi , ill. állandó) - Ellenőr neve, Igazolványszám - Felhatalmazás, Felhatalmazó aláírása - Bélyegzőlenyomat 3.) A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv – mit tartalmaz? - Kedvezményezett észrevételei - Átadott –átvett dokumentumok - Intézkedési terv, felelős, határidő - Hiánypótlás benyújtása szükséges - Szerződésmódosítás/felfüggesztés/korrekció szükséges - Szabálytalansági eljárás vagy egyéb eljárás kezdeményezése szükséges
A helyszíni ellenőrzés menete: A MÁK általában először telefonon keresi fel a pályázatban megjelölt kapcsolattartót időpont egyeztetés végett, mely során szóban megállapodnak egy időpontról. Ezt követően hivatalos értesítőt is kap a pályázó szervezet, mely tartalmazza a helyszíni ellenőrzés helyét, idejét, az előkészítendő dokumentumok körét. A helyszíni ellenőrzés napján az ellenőrök megjelennek a helyszínen, átadják a vállalkozás képviselőjének megbízó levelüket, majd megkezdik az ellenőrzést. Az ellenőrzés végén minden esetben jegyzőkönyv készül, melyben rögzítik az ellenőrük megállapításaikat. Amennyiben hiányosságot találnak, hiánypótlást is kiírhatnak, melyet a pályázó szervezetnek a megadott határidőre teljesítenie szükséges. Amennyiben a helyszíni ellenőrzés lezárult (hiánypótlás nélkül, vagy azt követően), erről szintén értesítik a pályázó szervezetet.
A pályázatok megvalósítása során a pályázó vállalkozás, a támogatás igénylését az előleg-lehívás, illetve az időközi és záró beszámolók és kifizetési igénylések útján,- elektronikus folyamatként valósítja meg. Ami azt jelenti, hogy a projektek tényleges megvalósításáról csupán papír alapon bizonyosodik meg a MÁK. Ezért a pályázó szervezetek a fentiek alapján számíthatnak arra is, hogy a MÁK munkatársai személyesen is megtekintik a projekteket a megvalósulás helyszínén. Általában ezekre az ellenőrzésekre a projektek megvalósítását követően, a záró kifizetési kérelem benyújtását követően, de annak elfogadását megelőzően szokott sor kerülni. Természetesen előfordulhat, hogy a projekteket menet közben, vagy akár a projektek megkezdése előtt is ellenőrzik a helyszínen, de ennek valószínűsége csekély, menetük hasonló a projekt zárását követő helyszíni ellenőrzésekéhez.
A helyszíni ellenőrzés irányelvei: - A helyszíni ellenőrzés során az ellenőrök minden olyan kérdést kötelesek tisztázni, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az ellenőrzés megállapításai megalapozottak legyenek. - Az ellenőrzés lefolytatása alatt minden olyan bizonylatról, dokumentumról, amelyek az ellenőrzés lényegi megállapításait megalapozzák, az ellenőrök másolatot készíthetnek, mely a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv mellékletét képezi. A másolatot a kedvezményezett szervezet képviselője/meghatalmazottja hitelesíti. - Az ellenőrök kötelesek figyelembe venni a kedvezményezett szervezetnél előírt biztonsági szabályokat és munkarendet. - A helyszíni ellenőrzés során megállapításaikat jegyzőkönyvben rögzítik. - Az eljárás korrekt, pályázóbarát, egységes minden kedvezményezett felé. Az ellenőrzések fő szempontja, illetve a helyszíni ellenőrök által megválaszolandó lényegi kérdés, hogy az a cél, tevékenység, melynek megvalósítására a kedvezményezett szervezet a támogatást igénybe veszi, megvalósult-e, és az megfelel-e a támogatási szerződésben foglalt feltételeknek.
Fontos, hogy projektjeinket már úgy valósítsuk meg, hogy készüljünk egy esetleges helyszíni ellenőrzésre, tehát: - Nyissunk külön projektdossziét, melyben gyűjthetjük a projekttel kapcsolatos dokumentációkat - Minden esetben elkülönített, projektszintű könyvelést vezessünk - Minden eredeti dokumentumot őrizzünk meg Fentiek szem előtt tartásával garantálhatjuk a helyszíni ellenőrzések sikerességét. Természetesen a helyszíni ellenőrzésekre sor kerülhet a pályázatok megvalósítását és lezárását követően is, ezért tartsuk szem előtt a szabályt, miszerint minden projekttel kapcsolatos dokumentációt köteles vagyunk megőrizni.
A támogatási kérelem elbírálása során és a támogatói okiratban foglaltak teljesítésének ellenőrzésére a Kincstár, valamint a Kincstár e rendelet hatálya alá tartozó feladatainak teljesítését ellenőrizni jogosult szervek a kérelem benyújtását követően, a támogatási jogviszony fennállása alatt –a követelés megállapításához, valamint a megállapított követelés végrehajtásához való jog elévüléséig –helyszíni ellenőrzés lefolytatására jogosultak a támogatást igénylő székhelyén, telephelyén, fióktelepén. A helyszíni ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a támogatási kérelemben, valamint a támogatói okiratban foglaltak teljesítésével összefüggő adatok, tények, körülmények megfelelnek-e a valóságnak, és a jogosultsági, valamint támogathatósági feltételeknek. A támogatást igénylő köteles a helyszíni ellenőrzés során a megbízólevéllel rendelkező ellenőrökkel a helyszíni ellenőrzés szabályszerű lefolytatása érdekében együttműködni, az ellenőrzés véghezviteléhez szükséges felvilágosítást megadni, a támogatási kérelemmel, kifizetési igényléssel vagy beszámolóval kapcsolatos, valamint a támogatási jogviszonnyal összefüggésben keletkezett iratok eredeti példányát az ellenőrök kérésére rendelkezésre bocsátani. A támogatási kérelmet el kell utasítani vagy a támogatói okiratot vissza kell vonni, ha a támogatást igénylő a helyszíni ellenőrzést az akadályozás befejezésére vonatkozó felszólítás ellenére ismételten vagy továbbra is akadályozza, vagy azt teljes egészében meghiúsítja. A támogatottnak a támogatási jogviszonnyal kapcsolatos iratokat a támogatói okirat kibocsátását követő 10 évig kell megőrizni.
